Zarządzanie ofertami handlowymi, ofertowaniem, udziałem w przetargach (tzw. bid lub tender management lub konkretnie dla danej okazji sprzedażowej proposal management) jest kluczowym aspektem każdego udanego biznesu. Skuteczne zarządzanie ofertowaniem (czasem słyszymy określenie ofertacją..) na każdym etapie cyklu życia pomoże Ci zmaksymalizować szansę na wygraną w przetargach i zwiększyć wskaźnik przyjętych ofert, również poza tym sformalizowanym trybem oraz – po prostu – osiągnąć założone cele biznesowe. W tym poście omówię 10 najważniejszych zasad bid managementu, które pomogą Ci zoptymalizować strategie przygotowania oferty jako business case’u dla przedsięwzięcia klienta i uzyskać lepsze wyniki sprzedaży.

1. Dokładna analiza wymagań i warunków

Przed przystąpieniem do rozpoczęcia pracy nad udziałem w ofertowaniu na danym rynku czy przetargu konieczne jest zdefiniowanie jasnych celów i uzasadnienia biznesowego (strategii ofertowania – złożyć aby wygrać, czy „żeby zaistnieć”, czy też wykonać ofertę niskim nakładem pracy itp.) oraz zrozumienie potrzeb i oczekiwań klienta. Dopiero to pozwala na dostosowanie oferty w sposób, który najlepiej odpowiada jego wymaganiom – czy to opisanych w SIWZ/IDW (ToR), czy też niewypowiedzianych formalnie. Sporządź rejestr wymagań do sprawnego zarządzania.

2. Wczesne podejmowanie decyzji o uczestnictwie (bid/no-bid decision) – krytyczna sprawa!

Właściwa ocena opłacalności i szans na wygraną przed zaangażowaniem zasobów w przygotowanie oferty to kluczowa decyzja managementu. Związanie ograniczonych zasobów (ludzkich, finansowych, w tym np.: wadia) organizacji w przygotowanie ofert z niskimi szansami ich „wejścia” (wygranej), jeśli nie wynika to z przyjętej strategii rynkowej, to ich marnotrawstwo. Terminy w przetargach mogą być tak krótkie jak 2 tygodnie,  wtedy decyzja musi zostać podjęta w ciągu kilkunastu godzin od jego ogłoszenia (jeśli organizacja nie miała wiedzy i capture plan’u wcześniej – np. konsultacje rynkowe itd.) lub tak długie jak 5-6 miesięcy, gdzie komfort do podjęcia decyzji jest większy (choć zwykle dotyczy to przetargów o skomplikowanych wymaganiach warunków udziału i przedmiocie zamówienia) i może to być 2-4 tygodnie. Jeśli z początku zrezygnowano z udziału, a przetarg wydłuża się i następuje powrót do rozwijania oferty, należy liczyć się z tym, że konkurencja pracowała cały czas i ich oferta będzie bardziej dopracowana. Oczywiście, pracując z rynkiem podwykonawców i dostawców, możesz równie dobrze otrzymać od nich już „gotowe”, odleżane i zweryfikowane oferty..

3. Monitoruj oferty i działania konkurencji i opracuj strategię podejścia (bid strategy)

Wypracowanie unikalnej propozycji wartości, która wyróżni Twoją ofertę na tle konkurencji to klucz do zbudowania przewagi konkurencyjnej. Monitorowanie ofert i stawek konkurencji może dostarczyć cennych informacji. Wykorzystuj możliwość pobierania protokołów z przetargów publicznych i dostęp do informacji publicznej oraz OSINT. Pomoże Ci to zachować konkurencyjność i zapewni, że Twoje oferty będą zgodne ze standardami branżowymi. W dzisiejszym świecie firmy konkurencyjne przechwalają się sukcesami na stronach WWW, social media – Facebook oraz LinkedIN. Rozpoznaj kryteria oceny ofert i/lub osób decyzyjnych oraz zdecyduj na którym z nich będziesz budować przewagę swojej oferty. Niestety, często główną rolę odgrywa cena.

4. Przetestuj różne strategie ustalania stawek i cen (pricing)

Nie bój się eksperymentować z różnymi strategiami ustalania cen. Przetestuj różne podejścia do wariantów swojej oferty – wobec kryteriów oceny. Rób symulacje oceny. Do budowania ceny przyjmuj sprawdzone koszty, poparte akcją ofertową a nie tylko estymacjami lub starymi danymi.

5. Skuteczne zarządzanie zespołem ofertowym (bid/proposal team)

Wysokokaloryczne oferty zwykle są skomplikowane, wielobranżowe/wielodomenowe i „cross-functional”. Koordynacja pracy interdyscyplinarnego zespołu jest absolutnie konieczna, aby zapewnić spójność i terminowe złożenie przygotowywanej oferty. Bid team powinien spotykać się na naradach koordynacyjnych co tydzień. Inwestuj w rozwój kompetencji członków zespołu ofertowego poprzez szkolenia i certyfikacje, takie jak te oferowane np. przez APMP, ShipleyWins, World Commerce & Contracting (daw. IACCM) i inne (np.: zamówienia publiczne).

6. Dbałość o zgodność i kompletność oferty

Upewnij się, że oferta spełnia wszystkie formalne wymagania i zawiera niezbędne dokumenty. Nie wszystko jest uzupełnialne w przetargach. Zapewnij sobie proposal managera, który będzie trzymał pieczę nad całością procesu oraz radcę prawnego, który dopilnuje spraw formalnych i compliance z prawem lokalnym. Sporządź rejestr wymaganych do złożenia dokumentów.

7. Wykorzystanie narzędzi IT, check-list i szablonów

Zarządzanie ofertami to dziedzina stale rozwijająca się. Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami branżowymi, aktualizacjami algorytmów i najlepszymi praktykami technicznymi w opracowywaniu ofert (np. BIM w inżynierii) i dokumentów (np. AI). Weź udział w konferencjach branżowych, czytaj odpowiednie blogi i nawiązuj kontakty z ekspertami branżowymi, aby mieć pewność, że nie jesteś poza rynkiem. Ustandaryzuj swój proces ofertowania. Stosowanie standardowych narzędzi, checklist i szablonów może przyspieszyć proces przygotowania oferty i zapewnić jej spójność, mniej błędów formalnych oraz poprawi wydajność pracy proposal team’u.

8. Ciągła optymalizacja i udoskonalanie

Zarządzanie ofertami to proces ciągły. Stale analizuj i udoskonalaj swoje strategie w oparciu o dane dotyczące wydajności, sukcesów swoich i konkurencji oraz o trendy rynkowe. Wykorzystaj wnioski wyciągnięte z poprzednich przetargów, aby ulepszyć przyszłe podejścia i uzyskać lepsze wyniki. Przeprowadzaj wewnętrzne przeglądy i korekty ofert w celu identyfikacji i eliminacji potencjalnych błędów przed złożeniem oferty. Takie (wieloetapowe) podejście prezentuje „color team reveiw’s” promowane przez ShipleyWins ale ogólnie, w organizacjach bardzo często oferty zatwierdzają odpowiednie komitety, dopiero po ich analizie.

Wniosek:

Skuteczne zarządzanie ofertami ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu w dzisiejszym konkurencyjnym krajobrazie cyfrowym. Przestrzegając tych 8 zasad, możesz zoptymalizować strategie sprzedażowe, poprawić zwrot z inwestycji i osiągnąć cele biznesowe.

Pamiętaj, że rozgrywanie tylko ceną nie jest podejściem uniwersalnym, gdyż nie zawsze tylko ona decyduje (np. tzw. kryteria poza cenowe w PZP). Eksperymentuj, analizuj i dostosowuj swoje strategie indywidualnie pod klienta i jego problem, aby znaleźć najskuteczniejsze rozwiązanie.