Contract Management - definicja

Zarządzanie kontraktami według NCMA to zespół działań managera kontraktów mające na celu opracowywanie Zapytań, opracowywanie Ofert, formułowanie i zawieranie Umów oraz uruchamianie i wykonywanie Umów podczas całego cyklu ich życia. Oczywiście, w organizacjach te zadania mogą być rozproszone po różnych jednostkach / pionach.

Dotyczy to zarówno strony sprzedaży (sell-side/supply side) jak i zakupu (buy-side/demand side). Działania te mają na celu osiągnięcie założonych przez organizację celów biznesowych (zazwyczaj zysk / oszczędności / zwiększenie wartości dla klienta zewnętrznego lub wewnętrznego).

Inną definicją jest definicja IACCM, gdzie zarządzanie kontraktem, rozumiane jest jako planowanie, monitorowanie i kontrola wszystkich aspektów umowy oraz motywowanie wszystkich zaangażowanych w kontrakt do zapewnienia osiągnięcia założonych celów w zadanym czasie i poziomie jakości.

Widzimy zatem pewne podobieństwa do zarządzania projektami, do którego zarządzanie kontraktem pozostaje w różnej relacji (czasem z realizacji projektów wynikają kontrakty a czasem na odwrót).

Contract Manager korzysta z wiedzy, technik i narzędzi z wielu dyscyplin a jego rolą jest integrowanie wielu obszarów aby skutecznie prowadzić kontrakt.

Rola Contract Managera

Manager kontraktu to upoważniony przedstawiciel lub agent strony Umowy. Wykonuje on czynności związane z zarządzaniem kontraktem w ramach przyznanych uprawnień.

Domeny zarządzania kontraktami

Domeny to zdefiniowane obszary w cyklu życia kontraktu, które dają określone wyniki (efekty: dokumenty, zmiany itd.) procesu zarządzania kontraktem. Przykładowe domeny to (za NCMA): Zapytania, Oferty, Kontrakty/Umowy, Wykonywanie kontraktu, Zamykanie kontraktu. Każda z domen ma określone funkcjonalne granice i oczekiwane efekty oraz narzędzia i techniki wykorzystywane typowo do osiągania efektów.

Korzyści ze stosowania metodyki zarządzania kontraktami

Powszechne stosowanie zasad zarządzania kontraktami poprawi szybkość kontraktacji, zminimalizuje ryzyka i obniży koszty związane z wykonywaniem umów.

Korzyści dla obu stron umowy

Sukces jednej strony kontraktu nie może mieć miejsca bez sukcesu drugiej strony (sytuacja win-win). Skuteczne zarządzanie kontraktem jest bardziej prawdopodobne, gdy obie strony dobrze zrozumieją wszystkie zadania, ryzyka i kompetencje za które są odpowiedzialne oraz rezultaty jakich druga strona oczekuje. 

Integracja wielu dziedzin zarządzania

CM łączy w sobie wiele dziedzin, m.in: planowanie, tworzenie zapytań/ofert/umów, zarządzanie ryzykiem, negocjacje i mediacje, rozwiązywanie sporów, zarządzanie projektami, zarządzanie zmianą, kontrola jakośc, prawo zamówień publicznych i cywilne prawo handlowe.