Podczas negocjacji umów związanych z wymianą edytowalnych dokumentów kluczowe jest nie tylko wprowadzanie pożądanych zmian, ale także sposób, w jaki te zmiany są komunikowane. Nada Alnajafi, założycielka Contract Nerds, opracowała zestaw 10 zasad etykiety komentowania umów, które mają na celu usprawnienie procesu negocjacji i budowanie profesjonalnych relacji między stronami. Oto krótkie omówienie tych zasad.

1. Zawsze dodawaj komentarze wyjaśniające naturę swoich uwag

Ludzie chętniej akceptują zmiany, gdy rozumieją ich przyczyny. Nie wystarczy napisać: „Nie zgadzamy się na to.” Przemyśl swoje uwagi, wyjaśnij, dlaczego wprowadzasz dane zmiany lub dlaczego nie możesz zaakceptować proponowanego zapisu. Podaj przykłady i, jeśli to możliwe, odwołaj się do odpowiednich przepisów czy standardów.

2. Używaj „cichych zmian” w granicach rozsądku i strategicznie

„Ciche zmiany” to celowe wprowadzenie modyfikacji bez dodawania komentarza wyjaśniającego (ale nie wykonywane bez trybu śledzenia – to niedopuszczalne!). Stosuj je, gdy oryginalne zapisy są na tyle nieodpowiednie, że ich usunięcie jest tak oczywiste, że nie budzi wątpliwości lub gdy wcześniejsze uwagi zostały zignorowane. Unikaj jednak nadużywania tej praktyki, aby nie zostać odebranym jako niezaangażowany negocjator.

3. Przekazuj dłuższe wyjaśnienia poza dokumentem

Jeśli Twoje uwagi wymagają obszerniejszych wyjaśnień (powody, przyczyny, zagadnienia techniczne, które za nimi stoją), lepiej przedstawić je w e-mailu lub podczas rozmowy telefonicznej czy spotkania negocjacyjnego. Pozwoli to na bardziej szczegółowe omówienie kwestii i uniknięcie przeładowania dokumentu komentarzami. Często jako taktyka negocjacyjna, warto zostawić zmiany wymagające takiego wyjaśnienia jako „ciche zmiany”, aby nie zdradzać zbyt wcześnie swojego stanowiska.

4. Wybierz odpowiedni kanał komunikacji

Nie wszystkie kwestie powinny być omawiane wyłącznie poprzez wymianę dokumentów. Czasami bezpośrednia rozmowa może szybciej doprowadzić do porozumienia i wyjaśnić nieporozumienia. Dobierz sposób komunikacji odpowiedni do sytuacji i złożoności problemu. To odnosi się również do pkt. 3 powyżej oraz do grubych zmian w mechanice zobowiązań / umowy.

5. Śledź wszystkie zmiany

Upewnij się, że wszystkie wprowadzone modyfikacje są widoczne i odpowiednio oznaczone. Ukrywanie zmian lub brak ich wyróżnienia może prowadzić do nieporozumień i podważać zaufanie między stronami negocjacji ! A umowę można zawrzeć jedynie przy obustronnym jej uzgodnieniu i woli zawarcia. Aby zweryfikować drugą stronę możesz użyć narzędzi do porównywania treści wersji dokumentów (Microsoft Word posiada taką opcję w standardzie).

6. Unikaj nadmiernych zmian formatowania tekstu

Skup się na merytorycznych aspektach umowy. Niepotrzebne zmiany w formatowaniu mogą rozpraszać i utrudniać analizę dokumentu. Zachowaj spójność i przejrzystość w swoich poprawkach. Zbyt wiele zmian formatowania w trybie śledzenia zmian zmniejsza czytelność dokumentu. Warto więc, zapewnić jego odpowiedni format przed rozpoczęciem negocjacji i wymiany uwag. Ewentualne poprawki formatowania (edycyjne) wykonacie po zakończeniu merytorycznej dyskusji.

7. Używaj akceptacji i odrzucania zmian zamiast ich usuwania

Zamiast całkowicie usuwać propozycje drugiej strony, korzystaj z funkcji akceptacji lub odrzucania zmian w edytorze tekstu. Pozwoli to na zachowanie historii modyfikacji i lepsze zrozumienie przebiegu negocjacji. Podobnie, dodane komentarze można zaznaczyć jako „załatwione” lub nadal „otwarte”.

8. Przestrzegaj uzgodnionych terminów

Terminowość jest kluczowa w procesie negocjacji. Opóźnienia mogą wpłynąć na harmonogram projektu i relacje między stronami. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na analizę dokumentu, zmian czy uzgodnienia z zarządem swojej firmy, poinformuj o tym drugą stronę i uzgodnij nowy termin, aby uniknąć konfliktów terminowych.

9. Zachowaj profesjonalizm w komunikacji

Unikaj emocjonalnych czy nieprofesjonalnych komentarzy oraz wtrąceń. Skup się na faktach i merytorycznych argumentach. Budowanie pozytywnych relacji opiera się na wzajemnym szacunku i konstruktywnej komunikacji, tak aby osiągnąć wspólnotę celów (w końcu po to zawieramy umowy – obie strony mają pewien interes).

10. Dąż do jasności i precyzji

Twoje komentarze i propozycje zmian powinny być klarowne i jednoznaczne. Unikaj skomplikowanego języka i dbaj o to, by intencje były łatwe do zrozumienia dla drugiej strony.

Wnioski

Stosowanie powyższych zasad może znacząco usprawnić proces negocjacji umów, prowadząc do szybszego osiągnięcia porozumienia i budowania trwałych, profesjonalnych relacji między stronami. Poniżej umieszczamy kilka informacji na temat podstawowych narzędzi do edycji treści umów – popularne edytory tekstu.

Najpopularniejsze narzędzia do śledzenia zmian

Tryb śledzenia zmian w Microsoft Word

Microsoft Word oferuje funkcję „Śledzenie zmian”, która jest kluczowym narzędziem w negocjacjach umów. Gdy tryb ten jest włączony, wszystkie edycje – dodania, usunięcia, przeniesienia fragmentów tekstu – są zaznaczane i widoczne dla wszystkich stron pracujących nad dokumentem. Każda zmiana jest opatrzona informacją o jej autorze i czasie wprowadzenia, co ułatwia przejrzystość i historię edycji. Komentarze można dodawać na marginesie, co pozwala wyjaśniać poprawki bez ingerencji w główną treść umowy.

Aby włączyć Śledzenie zmian w Wordzie:

1. Otwórz dokument.
2. Przejdź do zakładki Recenzja.
3. Kliknij Śledzenie zmian i wybierz opcję Śledź zmiany.

Dzięki tej funkcji druga strona może łatwo przejrzeć poprawki, zaakceptować lub odrzucić poszczególne zmiany oraz skomentować zaproponowane edycje. Warto pamiętać, by przed ostatecznym zatwierdzeniem umowy skorzystać z opcji „Zaakceptuj wszystkie zmiany” i wyłączyć tryb śledzenia, aby dokument wyglądał profesjonalnie i nie zawierał śladów negocjacji.

Śledzenie zmian i edycja współdzielona w Microsoft Word (Office 365)

Microsoft Word w wersji Office 365 oferuje nie tylko tryb Śledzenia zmian, ale także możliwość współdzielonej edycji dokumentu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu kilka osób może jednocześnie pracować nad tą samą umową, widząc na bieżąco wprowadzane poprawki.

Aby skorzystać z tej funkcji:

1. Prześlij dokument do OneDrive lub SharePoint.
2. Udostępnij go innym osobom, klikając Plik > Udostępnij i podając adresy e-mail współpracowników.
3. Edytuj dokument w trybie online – użytkownicy będą widzieli zmiany w czasie rzeczywistym, a ich kursor oraz poprawki będą oznaczone różnymi kolorami.

Funkcja ta pozwala na szybsze i bardziej efektywne negocjacje, ponieważ eliminuje konieczność przesyłania wielu wersji dokumentu e-mailem. W połączeniu z Komentarzami oraz Śledzeniem zmian Office 365 daje narzędzia do profesjonalnej i przejrzystej edycji umów, co znacząco usprawnia proces negocjacji.

Śledzenie zmian w pakiecie Apple iOS (Pages)

Użytkownicy Apple mogą korzystać z funkcji „Śledzenie zmian” w aplikacji Pages, która działa podobnie jak w Microsoft Word. Pozwala ona rejestrować wszystkie edycje dokumentu i ułatwia współpracę nad jego treścią. Każda poprawka jest podświetlana i przypisana do konkretnego użytkownika, co pomaga w przejrzystości negocjacji.

Aby włączyć Śledzenie zmian w Pages na iOS/macOS:

1. Otwórz dokument w Pages.
2. Kliknij ikonę Więcej (trzy kropki w górnym rogu).
3. Wybierz Śledzenie zmian i włącz tę opcję.

Dzięki tej funkcji wszystkie poprawki są widoczne dla innych użytkowników pracujących nad dokumentem. Można również akceptować lub odrzucać zmiany oraz dodawać komentarze, co jest szczególnie przydatne w procesie negocjacyjnym.

Śledzenie zmian i edycja współdzielona w Google Dokumenty

Google Dokumenty to kolejne narzędzie, które świetnie sprawdza się w negocjacjach umów, zwłaszcza jeśli strony chcą pracować nad dokumentem jednocześnie. W przeciwieństwie do Microsoft Word, Google Docs działa w pełni online i pozwala na współpracę w czasie rzeczywistym, bez konieczności przesyłania plików.

Kluczowe funkcje Google Dokumentów dla negocjacji umów:

• Sugestie zamiast bezpośrednich zmian – zamiast edytować tekst, można włączyć tryb „Sugerowanie”, który działa jak „Śledzenie zmian” w Wordzie.
• Komentarze i przypisania – użytkownicy mogą dodawać komentarze, a także przypisywać zadania konkretnym osobom (np. „@Jan Kowalski, proszę o opinię na temat tego paragrafu”).
• Historia wersji – każda zmiana jest zapisywana automatycznie i można wrócić do poprzednich wersji dokumentu, co jest przydatne w przypadku konieczności cofnięcia niechcianych edycji.
• Równoczesna edycja – wiele osób może pracować nad dokumentem w tym samym czasie, widząc na żywo zmiany innych użytkowników.

Google Dokumenty to świetne rozwiązanie, zwłaszcza gdy negocjacje wymagają szybkich iteracji i współpracy między wieloma stronami w różnych lokalizacjach. Możliwość pracy w przeglądarce, bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania, sprawia, że jest to wygodne i elastyczne narzędzie do edycji umów.

Zarówno narzędzia Microsoft, jak i Apple czy Google oferują intuicyjne narzędzia do edycji roboczych wersji umów, a wybór odpowiedniej aplikacji zależy od preferencji stron uczestniczących w negocjacjach lub frameworku IT, który jest używany w organizacji.