Czym jest Shipley Process? To pełny modelowy cykl życia marketingu i sprzedaży, który obejmuje kompleksowe opracowywanie ofert (proposal’s), zgodnie z definicją Shipley Associates.

Założona w 1972 roku firma Shipley Associates (https://www.shipleywins.com/) jest uznawana za lidera w consultingu procesów opracowywania ofert, a jej podejście jest wykorzystywane przez wiodące organizacje, w tym firmy z listy Fortune 100.

Proces ten jest skomplikowany i wieloetapowy (sztandarowy podręcznik „Shipley Proposal Guide” to ponad 350 stron)  ale można w nim wyróżnić główne obszary:

ETAPY PRZED ZAPYTANIEM / PUBLIKACJĄ PRZETARGU

0. Zarządzanie procesem od A do Z

Jeśli masz zespół, który opracowuje ofertę, ważne jest wyznaczenie jednej osoby – tak zwanego Proposal Manager’a (czasami zwanego Bid Manager’em), która będzie zarządzać cyklem życia oferty i monitorować postęp w jej opracowywaniu. Mając takiego kierownika ofertowania, zwiększasz prawdopodobieństwo, że Twój zespół stworzy treści wcześniej, zamiast czekać do ostatniej chwili, co skutkowałoby gorszą jakością oferty.

1.Blue Team – Niebieski Zespół Recenzentów (Przed Ofertowaniem / Pre-Proposal)

Przegląd Blue Team koncentruje się na przeglądzie planu pozyskania sprzedaży (capture plan) i opracowaniu strategii wygranej dla oferty. Jeśli nie masz dedykowanego zespołu zajmującego się przechwytywaniem, ta praca może spaść na Twój zespół ds. sprzedaży lub rozwoju biznesu. Ostatecznym celem tego spotkania jest wypracowanie zrozumienia najlepszego podejścia do wygrania przetargu. Oznacza to omówienie kluczowych wymagań dla klienta, sposobu oceny odpowiedzi na zapytanie i generalnego podejścia Twojej firmy. Ten etap poprzedza decyzję o zaangażowaniu w inicjatywę i o uruchomieniu dalszych etapów.

1.5 Black Hat Review – Recenzja Czarnego Kapelusza

Spotkanie Black Hat Review polega na analizie konkurencji. Podczas tego spotkania spróbujesz przewidzieć rozwiązania Twoich najczęstszych konkurentów (lub tych, o których wiesz, że będą odpowiadać na dane zapytanie ofertowe). Gdy to opracujesz, możesz zacząć kształtować swoją pozycję (przewagi) konkurencyjną, aby uwzględnić ją w swojej ofercie i zakończyć ten etap z kilkoma kluczowymi punktami zróżnicowania wobec konkurencji. Jeśli jednak nie dowiesz się o zapytaniu ofertowym, dopóki nie zostanie ono opublikowane, możesz wypełnić je na początku projektu, ale ramy czasowe zostaną skrócone i może być konieczne połączenie ich w jedno spotkanie.

ETAPY PO OTRZYMANIU ZAPYTANIA / PUBLIKACJI PRZETARGU

2. Pink Team – Różowy Zespół Recenzentów (Ustalanie rozwiązań / Proposal Development)

Na początku procesu opracowywania oferty powinieneś przeprowadzić przegląd tak zwanego różowego zespołu – Pink Team Review. To jeden z elementów tzw. Color Team Review’s. Można to traktować jako strategiczną sesję burzy mózgów dla Twojej oferty (brainstorming). Tutaj opracujesz storyboard’y, kluczowe tematy i strategię na wygraną dla swojej oferty. W zależności od złożoności zapytania (RFP/RFQ/RFI) może to nastąpić na jednym lub kilku spotkaniach, aby zająć się całym zakresem. Różowe zespoły zazwyczaj skutkują nową zawartością, którą należy utworzyć, aby uwzględnić ją w ofercie.

3. Sporządzanie oferty (proposala) i załączników

Po Pink Team skupisz się na stworzeniu szkicu (draftu) całej oferty i jej struktury. Ta część procesu koncentruje się na gromadzeniu, tworzeniu i poprawianiu treści. Tutaj przeprowadzisz kilka wezwań dotyczących statusu i wywiadów z ekspertami w danej dziedzinie, aby zapewnić postęp we wniosku.

4. Green Team Review – Recenzja Zielonego Zespołu (Wycena / Pricing Development)

Przegląd zielonego zespołu koncentruje się na ocenie cen zbliżonych do ostatecznej. Podczas tego spotkania porównasz proponowaną cenę z tym, co faktycznie proponujesz w sekcjach propozycji, które nie dotyczą cen, aby upewnić się, że wszystko jest wliczone w cenę. Zielony Zespół może się odbyć przed lub po Czerwonym Zespole, w zależności od tego, kiedy Twoja firma sfinalizuje Twoje rozwiązanie i wycenę.

5. Red Team Review – Recenzja Czerwonego Zespołu (Rewizja Wycen i Kosztów / Pricing Review)

Przegląd Red Team to miejsce, w którym zespół dokonuje przeglądu wniosku tak, jakby był komisją oceniającą. Tutaj utworzysz arkusz oceny oparty na kryteriach oceny z RFP (jeśli dotyczy) i przejdziesz przez propozycję poprawy skuteczności. Najlepszą praktyką jest włączenie do tego spotkania co najmniej jednej osoby (lub więcej, jeśli to możliwe), która nie miała wcześniej doświadczenia z propozycją. Ta osoba będzie służyć jako obiektywny ewaluator. Red Team często prowadzi do stworzenia nowej zawartości, usunięcia kilku sekcji niepowiązanych treści i ewentualnych zmian w formatowaniu.

6. Gold Team Review – Recenzja Złotego Zespołu (Końcowa Ocena / Final Review)

Przegląd Złotego Zespołu jest zasadniczo ostateczną oceną potwierdzającą, że wszystko z recenzji Zielonego i Czerwonego Zespołu zostało ukończone. Spotkanie to skutkuje albo ostatecznymi zmianami, albo ostatecznym zatwierdzeniem materiałów propozycji do złożenia.

7. White Hat Review – Recenzja Białego Kapelusza

Po złożeniu oferty należy przeprowadzić przegląd White Hat Review, aby dowiedzieć się, co zadziałało, a co nie w procesie opracowywaina i składania oferty. Może to skutkować przeprowadzeniem analiz (zakresu, terminów, cen) w celu wypracowania lepszej pozycji konkurencyjnej na przyszłość, dodaniem nowej zawartości propozycji do bazy wiedzy lub zmian w procesach w celu usprawnienia odpowiedzi następnym razem. W szczególności w przetargach publicznych, pełny dostęp do ofert konkurencji, ułatwia wykonanie tego etapu.

Kiedy korzystać z metodyki Shipley?

Jeśli ten proces wydaje się zbyt skomplikowany, nie martw się — nie musisz podążać za każdym krokiem! Chociaż Shipley zaleca wykonanie wszystkich tych kroków (i nie tylko) w ramach procesu, nie każda firma ma potrzebę wdrożenia wszystkich tych przeglądów dla każdej propozycji.

Zamiast tego możesz dodać te spotkania tylko do najbardziej wartościowych, złożonych ofert. Możesz też zacząć włączać jeden rodzaj „kolorowej recenzji” do każdej oferty / instancji procesu ofertowego.

Ogólnie rzecz biorąc, większość firm przeprowadza przegląd strategii lub dyskusję dla każdej propozycji, a ścisły proces zespołu ds. kolorów jest zarezerwowany tylko dla bardzo ważnych zapytań i ofert (przetargów). Możesz wykorzystać ten proces jako inspirację do udoskonalenia swojego podejścia do ofertowania.

Shipley opracowało również inne przewodniki, dotyczące, hierarchicznie wyższego procesu rozwoju biznesu – „Shipley Business Development Lifecycle” oraz procesu pozyskiwania okazji sprzedażowych „Shipley Capture Guide”.